Cette vidéo vous montrera comment référer une visite à un vétérinaire extérieur à la clinique et comment ce dernier pourra accéder au module référent via l’application vetup cloud et ainsi accéder aux différentes visites qui lui ont été attribuées.
Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.
Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS
Nous nous intéressons ici au cas où plusieurs vétérinaires interviennent dans une même visite (consultation, échographie, chirurgie…) et au paramétrage qui permettra de bien attribuer chaque ligne d’acte (de procédure) à un vétérinaire. Cette méthode fonctionne pour tous les actes « facturés » sur une période, c’est-à-dire que la facture liée à ces procédures a été a minima enregistrée (elle existe déjà qu’elle soit payée ou non)
L’onglet FINANCES / ACTES FACTURES vous permet de connaître le total des actes facturés (les actes ont été ajoutés dans une visite ET une facture a été enregistrée pour ces procédures même si la facture n’est pas encore payée) par un utilisateur sur une certaine période :
Soit en tenant compte du praticien responsable de la visite (utilisateur noté dans la section PRATICIEN de la visite) si vous utilisez le filtre « filtre basé sur consultations »
Soit en tenant compte de l’utilisateur associé à chaque ligne de facturation (le programme associe un acte à un utilisateur si c’est lui qui a ajouté la ligne dans une visite) si vous utilisez le filtre « filtre basé sur actes »
Le principe est identique dans FINANCES / PRODUITS FACTURES pour les produits
Cette vidéo vous indique comment encaisser des visites de votre ancien logiciel restées impayées (si les anciens impayés ont pu être récupérés lors du transfert de vos données vers Vetup)
Après la mise en place de Vetup dans votre structure, il peut arriver que vous ayez encore en votre possession des chèques différés à encaisser qui vous avez été remis par vos clients avant l’utilisation de Vetup et pour lesquels la facture correspondante avait été établie dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous indique comment les encaisser dans Vetup.
ATTENTION : Si la facture associée à ce chèque était présente dans votre ancien logiciel, la facture éditée comme indiqué dans la vidéo doit ABSOLUMENT être datée d’une date ANTÉRIEURE à votre démarrage avec le logiciel.
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Un client qui vous a remis, lors d’une visite, un chèque pour un encaissement à une date différée peut finalement demander à venir échanger son chèque contre des espèces. Voici comment procéder
Cas 1
Si la période incluant ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable
Cas 2
Si la période incluant ce paiement a déjà fait l’objet d’une clôture comptable
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Vous pouvez, chaque soir par exemple, rechercher vos factures de la journée qui ont été enregistrées mais n’ont pas été clôturées afin de réaliser une clôture manuelle de ces factures.
Cette vidéo vous indique comment contrôler, chaque soir, que vous avez bien enregistré tous les paiements perçus dans Vetup et que vous avez bien enregistré une facture pour toutes vos visites terminées.
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…) Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Vous pouvez changer la date d’encaissement d’un paiement différé tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable. Ces vidéos vous indiquent comment modifier la date d’encaissement avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
Cas 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
Cas 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Si vous avez saisi un mauvais mode de paiement pour un règlement, il est possible de modifier l’information concernant le paiement tant qu’aucune clôture comptable n’a été réalisée. Voici comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
CAS 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Cette vidéo vous indique comment vérifier, en fin de journée, tous les paiements, encaissements de la journée et comment corriger d’éventuelles erreurs de saisie de modes de paiement ou ajouter des paiements que vous auriez oublié d’enregistrer dans le programme.
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »
Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture, le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
(précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji
Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.
Si vous utilisez un autre analyseur
Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer
Si un client pense, à la fin de sa visite, ou juste avant son paiement à un produit vendu sur prescription et qu’il voulait prendre en supplément sur sa prescription, il est encore possible de l’ajouter à l’ordonnance que vous veniez de créer.
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
Si un propriétaire doit réserver plusieurs rendez-vous pour son animal, la fonction dupliquer vous permet de ne pas avoir à ressaisir pour chaque RDV le nom du propriétaire, de l’animal ainsi que le motif de la visite.
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